Para muchas empresas, encontrar la manera de procesar eficazmente los documentos financieros puede ser un verdadero reto. Y el objetivo es muy importante: ser competitivos, rápidos y ofrecer un servicio seguro es por esto que usar un software ocr en las empresas mejora considerablemente estos aspectos.
El tiempo necesario para procesar manualmente los documentos (facturas, documentos de identidad, etc.) y los recursos humanos necesarios suponen un coste importante para las empresas. No todas las empresas pueden permitirse estos costes.
Para superar estos inconvenientes, una solución que automatice el tratamiento de estos documentos es el camino a seguir. En este artículo, veremos dos casos de uso que muestran cómo el reconocimiento óptico de caracteres ayuda a las empresas.
Reconocimiento óptico de caracteres OCR
El OCR o reconocimiento óptico de caracteres es una tecnología muy extendida. Detecta automáticamente los caracteres de un documento, ya sea una factura, un recibo o incluso un documento de identidad.
El documento puede estar escrito a mano o a máquina y suele presentarse al OCR de varias formas. De hecho, un buen software de OCR en las empresas debería permitirle presentar documentos a través de varios tipos de canales: PDF o escaneo de imágenes, por ejemplo.
Las ventajas de integrar el OCR en su empresa
Veamos las principales ventajas del tratamiento automatizado de documentos. He aquí por qué la automatización del procesamiento de documentos es una gran iniciativa para optimizar su negocio.
Hasta 3 veces más rápido
El procesamiento manual de documentos requiere una cantidad de tiempo considerable. Al automatizar, puede esperar un procesamiento hasta 3 veces más rápido. Se trata de una cantidad considerable de tiempo que se ahorra y, por tanto, queda disponible para otras tareas. La extracción en cada documento se realiza en pocos segundos (unos 2-5 segundos).
Un 90% más fiable
Procesar los documentos manualmente es, sin duda, propenso a errores. Las tareas repetitivas, como la extracción de datos y la elaboración de informes, hacen que se registre regularmente información incorrecta. En cambio, el uso de un software de captura automática de datos produce resultados con una precisión superior al 90%. Utilizando tecnologías como la Inteligencia Artificial, el software realiza una extracción fiable respetando un alto índice de precisión.
Cumple con el GDPR
Algunos documentos requieren un gran cuidado en su manejo y confidencialidad. Si se trata de documentos de identidad, como pasaportes, o de documentos financieros, como tarjetas bancarias, es su deber y responsabilidad garantizar su protección durante todo el proceso. Cuando los documentos se procesan manualmente, garantizar la confidencialidad y la seguridad de la información que se procesa mientras los documentos pueden pasar de un departamento a otro es muy complejo. Mientras que, con la automatización, los datos se extraen y pueden enmascararse o cifrarse directamente es por esto que los ocr en las empresas mejoran la confidencialidad.
Hasta un 75% de ahorro
Otra ventaja clave es el coste. La licencia de OCR de un proveedor siempre le costará menos que el procesamiento manual. Por término medio, se puede observar una reducción de costes de entre el 50 y el 75%. Gracias a la automatización de las tareas, sus empleados pueden ser reasignados a otras actividades menos redundantes y más centradas en el crecimiento de su empresa.
El OCR en la aplicación dos ejemplos de uso
Para que comprenda mejor cómo funciona el OCR y cómo puede adaptarse a su empresa, le presentamos dos casos de uso.
Tomemos dos ejemplos bastante distantes: el proceso de Conozca a su Cliente y el uso del OCR en un proceso de procesamiento de facturas.
1- Automatice el proceso de verificación de la identidad del cliente
Si usted es una empresa que registra a sus clientes a distancia, por ejemplo, para un sitio de juegos de azar en línea, es su obligación legal llevar a cabo una verificación llamada KYC (Know Your Customer). Se trata de una verificación que permite certificar y validar la identidad de su cliente (edad, identidad, dirección, etc.).
Por lo general, usted pide a su cliente que cargue su documento de identidad escaneado o digitalizado en su sitio web. También se le pide al cliente que rellene un formulario en línea.
Una vez recibido el documento de identidad, se extrae toda la información necesaria para verificar la identidad del cliente y se compara con la información del formulario.
Automatizar el proceso KYC significa:
Cumplir con las obligaciones legales del RGPD
Efectivamente, va a recibir documentos de identidad, y por tanto datos personales sensibles que deben ser tratados con cuidado. Debe poder garantizar a sus clientes potenciales que sus datos están totalmente protegidos. Al utilizar un software de reconocimiento óptico de caracteres que permite escanear y extraer los datos de los documentos de identidad, se reduce drásticamente el número de personas con acceso a los datos. También tiene la opción de anonimizar los datos sensibles de varias maneras.
Aumente la precisión y la eficacia
Extraiga automáticamente y con un índice de precisión cada vez mayor la información de los formularios y los documentos de identidad. Para evitar errores de introducción, asegúrese de registrar los datos correctos.
Mejorar la satisfacción del cliente
Al comprobar rápidamente la identidad de sus clientes casi en tiempo real, puede proporcionarles una respuesta rápida. Así, ya no tienen que esperar un tiempo considerable para su regreso.
2- Gestión automatizada de las facturas
Tomemos el siguiente ejemplo: usted es una empresa que recibe varios cientos de facturas cada mes. Obviamente, tienen que ser procesados. Es decir, hay que leerlos, extraer los datos útiles y transcribirlos en su libro de cuentas. Si su empresa sólo procesa unas pocas docenas de facturas, sus equipos pueden manejarlo muy bien.
Pero si tiene varios cientos de facturas que procesar cada mes, sus equipos se ven rápidamente desbordados y necesitan un software de ocr en las empresas que usted tiene. El riesgo de errores de introducción, la imposibilidad de detectar el fraude o una factura presentada varias veces. Las repercusiones en su empresa son numerosas y de diversa gravedad.
Utilizar una solución de OCR, escaneando y extrayendo la información de las facturas, significa acelerar el proceso, pero también ganar en precisión.
Las ventajas que obtendrá son:
Mayor protección contra el fraude
El software detecta automáticamente el fraude y los duplicados. Es decir, si una factura se presenta dos veces, el programa informático se lo notifica de inmediato, al igual que en caso de fraude. Si la factura está alterada, el software lo detecta y la factura es rechazada. Esto le da la seguridad de que las facturas que procesa son auténticas y no están manipuladas.
Un proceso simplificado
Con la automatización, gane en simplicidad y eficiencia usando un software ocr en las empresas que poseas. El software no sólo libera sus espacios de trabajo, sino que también le permite controlar mejor el flujo de procesamiento de las facturas. Gracias a este proceso automatizado mucho más eficiente, podrá procesar más facturas con mayor rapidez. Se acabaron los retrasos en los pagos y las malas relaciones con sus acreedores.
Clasificación, verificación, categorización
Información extraída para facilitar el procesamiento posterior. Agrupar los datos según el campo extraído.
Estos dos casos de uso han servido para mostrar las ventajas de utilizar el OCR. Independientemente del tipo de documento con el que trabaje su empresa, espere un procesamiento más rápido, conforme al RGPD y más barato. Si está procesando documentos de identidad, documentos financieros o cualquier otro documento, es una buena práctica cambiar a OCR. Cada empresa disfrutará de sus propias ventajas al utilizar el OCR de forma personalizada.
Con estos claros ejemplos podemos concluir que usar un software OCR en las empresas mejora considerablemente la eficiente y reduce costes en personal, esta disponible para windows y otros sistemas operativos y puede encontrar el que mejor se adapte a su necesidad.
