La automatización de la tramitación los documentos se ha convertido en algo habitual para muchas empresas. Evitar todas las molestias de la tramitación manual es la opción lógica. Se acabaron los errores de introducción manual, los dolores de cabeza para sus empleados y los costes de procesamiento que no dejan de aumentar, sin duda debe elegir el mejor software de OCR.
Si automatiza la gestión de sus documentos con una potente solución de OCR, encontrará la forma de aumentar su productividad.
¿No está seguro de cómo hacerlo? ¿Qué preguntas debe hacerse o qué pasos debe dar para encontrar la pepita entre la multitud de soluciones? Que no cunda el pánico, este artículo le ayudará a encontrar el proveedor de OCR adecuado y le mostrará los pasos para empezar.
Paso 1: Conozca bien el tema
Antes de que empiece a hablar con sus colegas, ¿qué es el OCR? Si tiene que convencer a sus distintos departamentos, lo mejor es saber qué es el software y cómo explicarlo de forma clara e inequívoca.
El reconocimiento óptico de caracteres, o OCR, es una solución de escaneo automático de documentos. Permite escanear, digitalizar y tener una versión digital de cualquier documento en cuestión de segundos.
¿Cómo funciona el software de reconocimiento óptico de caracteres?
Una solución de OCR permite transformar cualquier información escrita a mano o a máquina en datos digitales listos para su uso posterior.
Estos son los 3 pasos que suele seguir una solución de escaneo automático de documentos.
- Utilizando un smartphone que admita las opciones de una aplicación OCR, escanee el documento que desee o envíe un documento en formato PDF.
- Su parte está completa. El software se encarga ahora del resto del proceso. En pocos segundos, normalmente entre 3 y 5 segundos, se escanea toda la información del documento presentado y se extrae como texto plano. ¿Texto plano? Es decir, todavía no está estructurado ni arreglado.
- Por último, el tercer paso, el último en el que se puede utilizar la información, estructura y clasifica todos los datos extraídos en el paso anterior.
Toda la información se extrae y está lista para su uso posterior. Rápido y con un riesgo de error casi nulo, la automatización del procesamiento de documentos reduce el proceso a estos tres sencillos pasos. Pasos en los que sus empleados tienen que intervenir muy poco. Todo esto nos lleva a los beneficios de la automatización del procesamiento de documentos.
¿Qué puede esperar de una solución de automatización de documentos?
Aparte de la sencillez del proceso, como has leído en el apartado anterior, automatizar tu proceso supone abrir un nuevo campo de productividad.
Más rápido, más barato, más sencillo, más fiable. Preséntelo a sus empleados para ilustrar todas las ventajas de esta solución.
Más rápido
Procesar manualmente un documento desde su recepción hasta la extracción total de la información lleva varias decenas de minutos. Automáticamente, como has visto más arriba, sólo tarda unos segundos. Una vez que el documento es escaneado por uno de sus empleados, el software extrae automáticamente todo lo demás.
Más barato
El precio de una suscripción mensual o anual de OCR siempre será más barato que tener un equipo de sus empleados extrayendo datos. Además, si su personal no está ocupado extrayendo información manualmente, está más disponible para realizar tareas mucho más complejas que no pueden automatizarse.
Más sencillo y fiable
Mucho más sencillo y fiable, la extracción automática de datos de los documentos es un juego de niños. En primer lugar, sólo son necesarios 3 pasos. Se acabaron las interminables idas y venidas entre los distintos departamentos. En segundo lugar, la extracción automática de datos permite reducir drásticamente la tasa de error. Un buen software de reconocimiento óptico de caracteres garantiza un índice de precisión del 95%.
Estas son las tres principales ventajas que obtendrá al automatizar el procesamiento de sus documentos. En resumen, representa una mejora significativa de su productividad y eficiencia. Preséntelos a su personal y no dude en preguntarles qué otros cambios esperan de este avance informático.
Paso 2: Hacer balance
Antes de empezar a buscar el proveedor de OCR adecuado para usted, haga un balance. Siempre tiene sentido saber lo que se busca antes de empezar a buscar, ¿no?
Pues bien, lo mejor es plantear a todos sus equipos algunas preguntas que le ayuden a identificar las necesidades de automatización. He aquí algunas preguntas que le ayudarán a identificar las necesidades y expectativas específicas de su empresa.
Algunas preguntas para orientar su evaluación
¿Qué presupuesto se asigna a la automatización, qué presupuesto máximo hay disponible? Esta pregunta debería ser la primera, porque le ayudará a determinar si es posible o incluso factible buscar un software de OCR. El objetivo de la automatización es ahorrar dinero y simplificar el tratamiento de los documentos. Así que tendrá que encontrar un software que tenga una oferta acorde con sus recursos financieros.
¿Qué tipos de documentos tramita la empresa? Si procesa principalmente documentos financieros, busque un software que ofrezca esta funcionalidad con el máximo nivel de precisión.
¿Cómo va la integración del software? El apoyo de su proveedor también es un factor clave. Es posible que no disponga de todos los recursos tecnológicos internos para encargarse de la integración y la gestión técnica del software. Un buen proveedor de software de reconocimiento óptico de caracteres también debería proporcionar asistencia durante y después de la integración.
Estas preguntas le ayudarán a identificar lo que quiere de un proveedor de software de OCR. De este modo, cuando inicie su búsqueda, ya tendrá todas las expectativas de su empresa. Por supuesto, estas preguntas pueden completarse y perfeccionarse en función de las diferentes expectativas de cada empresa.
Paso 3: Salto a las SERPs
Tiene una definición clara de lo que es el software de OCR. Sabes claramente cómo funciona. Para ayudarte, tienes una pequeña lista de tres preguntas que te ayudarán a clasificarlas.
Ahora está listo para empezar a buscar en serio.
¿Cómo puedo orientarme en los resultados de la búsqueda?
Si escribe «proveedor de OCR» en un motor de búsqueda, le aparecerán nada menos que 221.000 resultados. Puede afinar su búsqueda utilizando palabras clave que capten lo que tiene en mente. Adáptelas en función del tipo de documento a procesar y de lo que haya aprendido del inventario.
