La transición digital es un reto importante para las empresas. Es, de hecho, la evolución de ésta hacia lo digital. Esta transformación pone en tela de juicio la organización y los modos tradicionales de funcionamiento de las empresas. Esto implica, entre otras cosas, la desmaterialización de los documentos. ¿Qué es esto? ¿Cómo gestionar el control de acceso? ¿Cuáles son los riesgos? Aprende sobre el tema de este artículo.

¿Qué es la transformación digital de una empresa?

La transformación digital se refiere al proceso por el que las empresas integran las tecnologías digitales disponibles en su negocio. Esto les permite, entre otras cosas, seguir siendo competitivos, facilitar la gestión de los documentos y optimizar la eficacia de los equipos en la realización de las tareas diarias.

Sin embargo, es importante señalar que el elemento humano sigue siendo un pilar fundamental en esta transición. Por ejemplo, la empresa debe preparar y formar a los empleados en el uso de las herramientas digitales. Estas herramientas son un verdadero apoyo para el trabajo de todos y su objetivo es permitir a los empleados automatizar y optimizar sus tareas diarias.

La desmaterialización de los documentos en las empresas

La desmaterialización de los documentos es una de las etapas clave de la transición digital de una empresa. También es uno de los principales problemas para las empresas y las administraciones. De hecho, la transferencia de información a un soporte digital es hoy en día esencial. Además de ahorrar una cantidad considerable de tiempo, es una buena manera de ganar en eficacia y reactividad, al tiempo que se aumenta la productividad de los equipos. La desmaterialización consiste en producir documentos en formato digital a partir de un sistema de información, como los tradicionales Word.

¿Cómo gestionar el control de acceso interno y externo?

Una buena gestión del control de acceso interno y externo es esencial para evitar que cualquier persona acceda a los datos de la empresa o para prevenir el robo de datos por parte de un pirata informático. Existen varias soluciones para optimizar la gestión del control de acceso interno y externo.

Utilice un software de electroerosión fiable y eficaz

Optar por un software EDM en su empresa es esencial para llevar a cabo el proceso de desmaterialización con total seguridad. Las ventajas de la gestión electrónica de documentos son numerosas y significativas. Fiable y eficaz, este software facilita las tareas de gestión de la información de la empresa que tanto tiempo consumen, al digitalizar el correo, las facturas y todos los documentos entrantes y salientes.

Entre otras cosas, podrá detectar los diferentes tipos y el origen de los documentos a medida que vayan llegando. También podrá ver si contienen o no datos relevantes para el GDPR o Reglamento General de Protección de Datos. Además de reducir los tiempos de tramitación, esto facilita la toma de decisiones, garantiza el cumplimiento de los documentos y evita costosas sanciones y errores. También es una forma eficaz de automatizar los flujos de trabajo de archivo y distribución de documentos, al tiempo que se liberan recursos para el servicio de atención al cliente, el procesamiento de pedidos, etc.

Uso de la computación en nube

La computación en nube se refiere a la prestación de servicios informáticos a través de Internet: aplicaciones de software, redes, almacenamiento, servidores, etc. Tus datos se alojan en el centro de datos de los servicios en la nube. Podrás acceder a él con una simple conexión a Internet. Almacenar los datos en la nube tiene muchas ventajas, como el espacio de almacenamiento escalable. Además, el ahorro en costes de equipos de información es considerable.

Aunque almacenar los datos de la empresa en la nube puede parecer una buena idea, hay desventajas en este proceso que no deben pasarse por alto, especialmente en términos de seguridad. El centro de datos donde se encuentran sus datos también es utilizado por otras empresas. No tienes ningún control ni visibilidad sobre la gestión y el almacenamiento de los datos. El almacenamiento de sus datos en los servicios en la nube conlleva muchos riesgos. Entre ellas se encuentran la pérdida y el robo de datos, las amenazas internas (comportamientos intencionados de los empleados que provocan la exposición o el intercambio de datos de la empresa), las cuentas comprometidas y la denegación de servicio (los ataques a los recursos de otros inquilinos pueden afectar a sus operaciones).

¿Cuáles son los riesgos de la desmaterialización?

Los riesgos asociados a la desmaterialización son numerosos y no despreciables. El uso de sistemas de gestión específicos para la empresa, como el software EDM, es esencial para evitar los riesgos de piratería y acceso incontrolado. Uno de los problemas recurrentes tras la desmaterialización es la pérdida o el robo de datos. Tenga en cuenta que los ciberdelincuentes no sólo atacan los datos de la empresa cuando piratean. También roban datos sobre empleados, clientes, proveedores y socios: patentes y propiedad intelectual, proyectos en desarrollo, información bancaria, etc.

También es importante saber que la piratería informática puede dañar gravemente la credibilidad y la reputación de una empresa. Sus clientes y socios pueden dejar de confiar en usted, aunque se disculpe por las molestias. Algunos ataques informáticos pretenden incluso destruir la imagen de su objetivo con la publicación intempestiva de datos confidenciales. Además, existe el riesgo legal.

Debe saber que ninguna organización tiene derecho a ocultar o evadir un hackeo de datos. Por lo tanto, en caso de hackeo, debe informar a las autoridades administrativas competentes y notificar a las personas cuyos datos han sido robados y manipulados lo antes posible. De lo contrario, se arriesga a sufrir importantes sanciones legales y a ser demandado. Los empleados y socios que se hayan visto perjudicados por el pirateo tienen derecho a llevarle a los tribunales.

En la era digital, la desmaterialización de los documentos se ha convertido en un paso importante para las empresas. Además de ahorrar tiempo, optimizar la eficiencia y la productividad, este proceso les permite seguir siendo competitivos. El uso de un programa informático EDM es esencial para llevar a cabo el proceso de desmaterialización con total seguridad y para optimizar el control de los accesos internos y externos.