Microsoft Excel, es una poderosa hoja de cálculo desarrollada por Microsoft, considerada una herramienta indispensable para el trabajo administrativo. Forma parte del paquete de ofimática y se puede implementar en sistemas operativos como Windows, macOS e incluso en versión móvil como Android y iOS
Excel mejoró y optimizó sus elementos y funcionalidades en cada una de sus versiones, para que el personal contable o administrativo ahorre mucho más tiempo y aumentar la productividad. Microsoft Office 365 u Office 365, como se le llama actualmente, cuenta con una integración de sus herramientas de ofimática que permite trabajar en la nube que te conectes donde quieras. Así mismo cuenta como una suscripción a Microsoft 365 para facilitar el trabajo colaborativo.
Según informes, Microsoft optimizó la hoja de cálculo y mejoró y añadió nuevas características. Por ejemplo, en Excel 2010, los usuarios pueden procesar entre 1,048,576 filas y 16,384 columnas. Muchas más líneas que en sus versiones anteriores. Sin embargo, para sacar provecho a esta herramienta debes conocer sus elementos y atajos, que te ayudarán a realizar tareas de forma simple y rápida.
Algunos elementos básicos de Excel
Excel se compone de elementos gráficos y funcionales, como botones y herramientas que permiten una mejor interacción con el programa de ofimática de Microsoft. Estos te permiten organizar y presentar datos de una forma detallada y profesional. En este sentido es importante conocer cada una, estos son los principales elementos de Excel.
Barras de herramientas, menú y botones
El menú superior de Excel está compuesto de la barra de herramientas, los botonos de Archivo y una barra de acceso rápido con opciones como Guardar, Deshacer y Rehacer.
- Barra de herramientas: La barra de herramientas de Excel es un estándar que podemos ver en todos los programas de ofimática como Microsoft Word. Esta contiene elementos básicos como «Archivo», «Inicio», «Insertar», «Diseño de página», «Revisar» o «Vista».
Cortesía: lifeder - Barra de acceso rápido: Los botones del menú se despliegan en barras de acceso rápido, por lo que cada botón cuenta con pestañas que permiten «Guardar», «Deshacer» o «Rehacer», desde cualquier pestaña. Así como también las opciones de «Recortar» o «Pegar».
- Barra de fórmulas: De la pestaña «Fórmula» del menú principal, se despliegan opciones para ingresar y editar ecuaciones. Asimismo, la barra de Fórmula, es el recuadro que se sitúa encima de las celdas. Permite realizar operaciones matemáticas de una celda en específico, ejemplo si la celda B2 tiene el valor 130, entonces en la barra se refleja este valor. Entre las operaciones se encuentran suma, resta, multiplicar, dividir, funciones trigonométricas entre otros.
Columnas, filas y celdas
- Celdas: Las celdas corresponden a cada cuadrícula de la hoja de cálculo, es la intersección entre la fila y la columna y se identifica por la letra de la columna y el número de fila.
- Filas: Son un conjunto de celdas alineadas de forma horizontal. Las filas se identifican por números. Es uno de los elementos clave de la hoja de cálculo.
- Columnas: El conjunto de celdas alineadas de forma vertical, forma una columna. Se definen por letras desde la A, hasta la XFD aproximadamente. Excel tiene hasta 16 mil columnas y poco más de un millón de filas.
Hojas de trabajo de Excel
También llamadas hojas de cálculo, es el área de trabajo de Excel que puede tener varias hojas de cálculo, para formar un Libro. En esta área verás todas las hojas de trabajo de Excel y podrás desplazarte entre cada una para ver o agregar operaciones.
La esquina inferior derecha del área de trabajo cuenta con botones que permiten ver la hoja de cálculo en diferentes formatos. Hay tres tipos de vista en Excel: Normal, Diseño de página y vista previa de salto de página. También se puede seleccionar desde la pestaña Vista del menú. El control de desplazamiento es un indicador para hacer zoom en la hoja de trabajo, si te desplazas a izquierda o derecha puedes aumentar o reducir el tamaño.
Etiquetas de hojas y cuadros de nombres
Las etiquetas de hojas y cuadros de nombres, no son más que indicadores de los elementos de Excel. Las primeras se sitúan en la esquina inferior izquierda de la hoja de trabajo en indica los nombres de las hojas de cálculo que se encuentran en el libro. Los cuadros de nombres se sitúan al lado de la barra de fórmulas e indican el nombre de la celda donde esté ubicado.
Comandos o atajos de Excel que te ayudarán a ser más productivo
Si bien conocer los elementos de Excel es importante, también es indispensable conocer varios atajos para acceder a estos, lo que te ayudará a ser más productivo a la hora de trabajar. Es por esto que traemos un pequeño listado de atajos que te facilitarán la vida.
Funciones básicas
- Ctrl+A: Mostrar cuadro de diálogo Abrir.
- Ctrl+B: Mostrar cuadro de diálogo Buscar.
- Ctrl+C: Copiar celdas seleccionadas.
- Ctrl+D: Copiar una fórmula hacia la derecha sobre el rango seleccionado.
- Ctrl+E: Seleccionar todas las celdas de la hoja actual.
- Ctrl+J: Copiar una fórmula hacia abajo sobre el rango seleccionado.
- Ctrl+K: Aplica formato de cursiva al texto seleccionado.
- Ctrl+N: Aplica formato de negrita al texto seleccionado.
- Ctrl+S: Subraya el texto seleccionado.
- Ctrl+T: Mostrar cuadro de diálogo Crear tabla.
- Ctrl+U: Nuevo libro de trabajo.
- Ctrl+1: Muestra el cuadro de diálogo Formato de celdas.
- Ctrl+2: Aplica formato de negrita al texto seleccionado.
- Ctrl+5: Aplica el efecto de tachado al texto.
- Ctrl+9: Oculta las filas seleccionadas.
- Ctrl+0: Oculta las columnas seleccionadas.
Atajos con tecla mayus y función
- MAYÚS + F2: Nuevo comentario en la celda.
- MAYÚS + F3: Cuadro de diálogo «Insertar función».
- MAYÚS + F4: «Buscar siguiente».
- MAYÚS + F5: Cuadro de diálogo «Buscar».
- MAYÚS + F6: Mover entre la hoja, opciones, la barra de estado y el panel de tareas.
- MAYÚS + F7: Panel de tareas «Referencia».
- MAYÚS + F8: Agrega una celda o un rango de celdas a tu selección con las teclas de dirección.
- MAYÚS+ F9: Calcula todas las fórmulas de tu hoja activa.
- MAYÚS + F10: Muestra el menú contextual de un elemento seleccionado.
- MAYÚS + F11: Inserta una hoja de cálculo nueva.
- MAYÚS + F12: Cuadro de diálogo «Guardar cómo».
En definitiva Excel sigue siendo la herramienta de cálculo por excelencia, por lo que es indispensable aprender a usarlo ya que podrás implementarlo en cualquier actividad administrativa.