Las herramientas de cobranza juegan un papel clave en las finanzas de las empresas. Todavía existen trabajadores que utilizan métodos antiguos para gestionar sus cuentas por pagar, como apuntes personales y hojas de cálculo, sin ser conscientes de los beneficios de estos programas de facturación.
La gestión de cobranza es de esos aspectos administrativos y financieros que preocupan a las pequeñas y medianas empresas. Y no es para menos. Los problemas de liquidez influyen de manera negativa en el desempeño y rendimiento de las compañías.
Si no tienes dinero en caja disponible, no puedes invertirlo en productos, pagar a tus proveedores o cumplir con tus obligaciones tributarias.
Un buen sistema de cobranza automatiza TODO el proceso, le da un giro positivo a tus finanzas y favorece la rentabilidad de tu negocio.
¿Cómo lo hacen y por qué son tan importantes? Te invitamos a que nos acompañes. En la siguiente publicación veremos qué son las herramientas de cobranza y cuáles son sus funciones.
¿Qué son las herramientas de cobranza?
Las herramientas de cobranza son programas que gestionan el performance de cobranza en una empresa. Se encargan, principalmente, de las tareas relacionadas con el cobro de las facturas pendientes.
En el pasado, cuando usábamos métodos antiguos de cobranza, el proceso era lento e ineficiente. Pasa que hay facturas ‘olvidadas’ con meses de atraso que perjudican el flujo de caja, afectando la liquidez de las empresas y su capacidad para cumplir con sus obligaciones.
Con las herramientas de cobranza esto no sucede. El sistema está siempre atento al estado de la factura, la fecha de cobro, el tipo de cliente y la importancia del dinero.
Son fáciles de manejar. Cada vez son más modernas y eliminan la intervención humana, de modo que los errores sean menos y los beneficios financieros y administrativos más.
Funciones de las herramientas de cobranza
Una herramienta de cobranza ofrece soluciones a los ejercicios de cobranza. Por supuesto, algunas tendrán más o menos funciones, pero las esenciales al momento de valorar su uso son las siguientes:
- Estado de la factura. Te indican el estado en que se encuentra la factura: si es pendiente, vencida, cancelada, etc.
- Aviso y notificaciones. Notifican cuando una factura está cerca de la fecha de vencimiento, si ha sido pagada, cumple meses en ‘espera’, etc.
- Lista de clientes. Permiten crear una base de clientes, con sus respectivos datos de contacto, de modo que tengas un control entero de las cuentas pendientes.
- Comunicación con los clientes. Las herramientas de cobranza más avanzadas tienen bots o algoritmo que envían mensajes a los clientes recordándole del pago próximo de la cuenta de cara a su respectivo vencimiento. Utilizan los mensajes de texto, correos electrónicos o hasta redes sociales, para mantener un canal de comunicación fluido con los deudores.
- Enlaces entre programas. Las mejores herramientas de cobranza se enlazan con otros programas de la empresa, como los concernientes a la contabilidad, para alimentar los estados financieros y tener conocimiento del estatus actual de las finanzas en la compañía.
Beneficios de las herramientas de cobranza
Automatizar los procesos
Estos programas se encargan de eliminar la intervención humana en la facturación y la contabilidad. Cubren todo el proceso: desde la preventa, que es cuando se emite la factura, hasta que es el momento de cobrar el dinero en la fecha pactada en la factura.
Control financiero
Las herramientas de cobranza ofrecen mayor control y gestión sobre los pagos pendientes de los clientes. Esto permite aplicar estrategias según el estado momentáneo de las facturas para reducir el impacto de la falta de liquidez en la empresa.
Aumento de productividad
Si consigues aprovechar los beneficios de una herramienta de cobranza, tu productividad aumentará en niveles insospechables. Esto gracias a que se reducen los errores, se tiene mayor control sobre los cobros pendiente, mantiene una comunicación constante con los clientes y actualiza la entrada de dinero a las arcas de la compañía.
Generar rentabilidad
Si eres poco eficiente con tus cuentas pendientes, y tienes clientes con meses y años en morosidad, es normal que tus ingresos disminuyan drásticamente. En cambio, si tienes un control sobre las facturas pendientes, saneando las líneas de crédito, el resultado es lo que todos deseamos: mayor rentabilidad y mayores ingresos.
Mejor experiencia de usuario
Una comunicación certera y directa con los clientes ayuda a consolidar las relaciones. No es lo mismo mantener el contacto y facilitar el proceso de cobro durante los días pactados, que olvidarte por completo de la factura pendiente y retomar el contacto únicamente cuando es momento de pagar.
