El uso de software de RRHH se ha convertido en algo indispensable para las empresas. En efecto, el software de RRHH es un soporte técnico que facilita la organización y gestión del personal de una empresa. Hay muchas soluciones de RRHH disponibles para ayudar a gestionar las actividades, las vacaciones y los pagos dentro de una organización.
Algunos programas estratégicos de RRHH también apoyan la planificación de los procedimientos de contratación, la formación, etc. ¿Qué es el software de RRHH? ¿Para qué sirve? ¿Cuáles son las ventajas de este tipo de software y cómo debe elegir su programa de nóminas?
¿Para qué sirve el software de RRHH?
También conocido como software de gestión de recursos humanos, el software de RRHH es un programa que facilita la gestión del personal de una empresa. Este sistema permite a la empresa automatizar las acciones relacionadas con la gestión de los recursos humanos de la empresa. En concreto, la gestión de los recursos humanos con el software de RRHH incluye el seguimiento del rendimiento de los empleados, la organización de los procesos de contratación, el análisis de las competencias, etc.
Una de las principales funciones del software de RRHH es la gestión de las nóminas. Permite a las empresas emitir y transmitir en línea las nóminas a sus empleados. El hecho de poder acceder a su nómina desmaterializada facilita a los trabajadores determinados trámites administrativos digitalizados.
¿Cómo elegir el software de nóminas adecuado para su empresa?
El software de nóminas es un programa para gestionar los pagos dentro de una empresa y está en el centro de cualquier estrategia de recursos humanos. Su implantación permite a la empresa crear nóminas y recibos de sueldo en línea para facilitar la gestión de los recursos humanos. Sin embargo, pueden surgir complicaciones si la elección del software de RRHH no se hace con cuidado. Hay muchos criterios que se pueden tener en cuenta para hacer una buena elección del software de nóminas.
Facilidad de uso
Es importante averiguar la facilidad de uso de un programa de nóminas antes de adoptarlo. Sobre todo, el software de nóminas debe ser bastante intuitivo. Sería contraproducente utilizar una solución informática estratégica que no se pueda entender fácilmente. Por lo tanto, a la hora de elegir un buen software de nóminas, es aconsejable aspirar a una herramienta sencilla que pueda realizar las tareas relacionadas con los pagos. Del mismo modo, debe elegir un software que sea potente pero fácil de configurar.
Funciones disponibles
Un buen software de nóminas tiene ciertas características inherentes. El software de nóminas que elija debe tener una cobertura funcional avanzada. Debe abarcar los procesos principales relacionados con la gestión de nóminas y RRHH. A continuación, se enumeran algunos de los aspectos más importantes de la gestión de los recursos humanos y las nóminas que es importante tener en el software de RRHH:
- Compensación y movilidad,
- gestión de la formación,
- gestión de ausencias y permisos,
- planificación de la contratación,
- gestión del tiempo.
Accesibilidad del software
Su software de nóminas debe ser accesible. Este criterio es esencial, ya que le permite tomar el control de las distintas funciones del software mediante el acceso. Por ello, le aconsejamos que pruebe varios programas para elegir el que mejor integre este aspecto.
A la hora de elegir el software de nóminas, es importante tener en cuenta que cada usuario debe poder acceder a él con sus propios identificadores. Este aspecto de la herramienta puede permitirle gestionar los RRHH y las nóminas de su empresa desde cualquier lugar. Es una solución que facilita el acceso a la información para un tratamiento rápido y eficaz.
Interoperabilidad del software de nómina
La interoperabilidad significa simplemente acercar el software de nóminas a los demás sistemas de la empresa. Esto significa elegir un software de nóminas que pueda conectarse a los sistemas existentes que gestionan diversas acciones en la empresa.
Puede elegir un software de nóminas que pueda armonizarse con su sistema de contabilidad o finanzas, por ejemplo. Este es un criterio importante para el buen funcionamiento de las actividades de gestión de los recursos humanos.
La interoperabilidad también le permite no tener restricciones en el ejercicio de las acciones de nómina. La unión de los datos de las nóminas con los de otros programas de software ahorra tiempo en la gestión de las tareas.
Un servicio de apoyo
Si tienes un problema, es importante que busques ayuda. El servicio de asistencia le ayuda cuando hay un mal funcionamiento del software. Esta asistencia le permite tomar rápidamente el control de la gestión de los recursos humanos y de las nóminas en caso de fallo. Por lo tanto, antes de adoptar un programa de nóminas, debe comprobar si existe un servicio de asistencia técnica.
¿Cuáles son las ventajas del software de RRHH?
La implantación de un software de RRHH es muy beneficiosa para una empresa. En primer lugar, este tipo de software permite aprender a gestionar los recursos humanos.
Toma de decisiones y productividad
La adopción de un software de RRHH en una empresa es una forma de mejorar la gestión de la misma. En efecto, el análisis de los resultados de gestión de un software de RRHH permite tomar las decisiones adecuadas para una mejor productividad en la empresa.
Las decisiones pertinentes, basadas en estadísticas bien fundadas, pueden impulsar el desarrollo de las actividades dentro de la empresa. Con el software de RRHH, puede identificar fácilmente a sus empleados con mejor rendimiento, por ejemplo. El programa de gestión de recursos humanos también le permite:
- Conozca la eficacia de cada posición,
- identificar y mejorar los fallos,
- avanzar en los proyectos de la empresa,
- garantizar una mayor productividad.
El software de RRHH no sólo le ayuda a identificar los puestos más productivos de su empresa. También puede ayudarle a identificar a los empleados de bajo rendimiento y a planificar una formación que se ajuste plenamente a sus necesidades.
Proteger sus datos
Un software de gestión de recursos humanos eficaz es útil para almacenar y proteger la información del personal. Esto incluye datos como detalles de contacto, contratos, informes de entrevistas, certificados de formación, etc.
El software de gestión almacena esta información para cada empleado y se la proporciona cuando la necesita. Esta es una forma de reducir el riesgo de pérdida de datos. Además, el software de RRHH le permite recuperar fácilmente la información guardada. El uso de este programa le ayuda a afrontar los retos de la administración de personal en su empresa.
Optimizar el tiempo y el ahorro
Otra ventaja del software de RRHH es que reduce el riesgo de errores al manejar los datos de seguimiento de RRHH. En este contexto, el programa permite controlar las actividades diarias y regulares de la empresa.
El software de RRHH facilita el seguimiento del talento y las competencias. Ya no tendrá que preocuparse por los errores que suelen producirse en la elaboración de las nóminas gracias al uso de un software de RRHH. En general, la herramienta le permite garantizar la organización de los proyectos de su institución.
También ayuda a optimizar los informes de gastos para actualizar la información del personal. Si opta por un software de RRHH, podrá ahorrar tiempo en el procesamiento de diversos datos. De hecho, es un importante aliado para los empresarios y los empleados en el departamento de recursos humanos.
Cada empresa puede elegir el tipo de software que se adapte a su tamaño y a sus necesidades: un software completo de RRHH, un software HRIS o incluso un software de organigrama. En cualquier caso, estos programas de automatización de tareas le permitirán ahorrar dinero.
Con una buena gestión de los recursos humanos, su empresa no necesitará más personal para sus tareas. Esto reduce los pagos y ayuda a la empresa a crecer.
Un portal de acceso para el personal
El software de RRHH proporciona un acceso fácil y seguro a todos los empleados de su empresa. Este acceso permite al empleado consultar y vigilar las distintas informaciones que le conciernen con total transparencia. Así, cada empleado de la empresa puede acceder a sus datos para:
- saber sobre sus días libres,
- presentar solicitudes de ausencia,
- hacer sugerencias o solicitar una reunión,
- presentar una reclamación en caso de impago,
- acceder a su nómina, etc.
El software de RRHH simplemente facilita el flujo de información dentro de la empresa.
Una experiencia laboral única para los empleados
Accesibilidad, sencillez, seguridad… Estas son las soluciones que ofrece el software de RRHH. Estos activos permiten que el personal crezca en competencia. Sus empleados pueden ser informados en tiempo real de los cambios de horario desde casa. Este práctico software es accesible en smartphones, tabletas u ordenadores. Esto permite optimizar la gestión de los recursos humanos en un contexto de teletrabajo.
Además de esta ventaja, el software de RRHH proporciona soporte técnico para las relaciones entre los directivos y los empleados. Esta herramienta les ayuda en las encuestas, el intercambio de mensajes internos de colaboración, la validación transparente de un proyecto, etc.
¿Cuáles son las diferentes funcionalidades del software de RRHH?
Hay muchos paquetes de software de RRHH diferentes en el mercado. Estos paquetes de software suelen tener las mismas funcionalidades, aunque presentan algunas particularidades. Entre estas funcionalidades, aquí están las más conocidas.
Perfiles de los empleados
El software de gestión de recursos humanos tiene la capacidad de crear un perfil individual que reúne todos los datos del personal. La información más importante que podría estar disponible para cada empleado es, entre otras cosas, la educación, la experiencia y las habilidades, la calidad del rendimiento, etc.
Esta funcionalidad permite a la dirección de recursos humanos localizar y consultar fácilmente el perfil de un empleado. Además, la disponibilidad en línea de esta información permite consultarla desde cualquier lugar y en cualquier momento, siempre que el acceso esté disponible.
Control del rendimiento de los empleados
El software de gestión de recursos humanos tiene una función que permite gestionar la prestación de servicios de cada empleado. Las empresas pueden mejorar la gestión de los horarios de forma automática: programación de vacaciones, control de presencia y ausencia del personal.
Este software también permite a los empleados presentar solicitudes de ausencia o permiso a su dirección. Esta funcionalidad reduce el riesgo de doble entrada durante la ejecución de la nómina por parte del departamento de RRHH.
Su empresa también puede gestionar los beneficios sociales con el software de RRHH. De hecho, algunos programas informáticos de RRHH facilitan la planificación y la gestión de los seguros de pensiones y de salud. Por lo tanto, es importante comprobar si esta funcionalidad está disponible al elegir el software de RRHH.
Gestionar la formación de los empleados
Es posible que su empresa gestione la formación de su personal con un software de RRHH. El software suele incluir un área de formación en la que los empleados pueden recibir nueva información. Para aprovechar al máximo esta característica, no hace falta decir que la dirección de RRHH debe poner primero los módulos de formación en línea y hacerlos accesibles a los interesados. Esto ayuda a desarrollar las habilidades de los empleados de una empresa.
Contratación de nuevos empleados
La mayoría de los programas informáticos de gestión de recursos humanos tienen la capacidad de gestionar automáticamente el proceso de contratación en una empresa. Esta característica permite a la empresa simplificar el trabajo del departamento de gestión de recursos humanos. En efecto, la contratación es un trabajo laborioso que se realiza periódicamente en muchas empresas.
Afortunadamente, el software de gestión de RRHH está diseñado para automatizar el proceso de contratación. Por ejemplo, algunos programas informáticos le permiten publicar anuncios de contratación en varias plataformas de comunicación. Además, estos programas informáticos analizan y controlan el perfil de cada candidato de forma pertinente.
Así, se guardarán los perfiles más interesantes, lo que facilita la organización de las entrevistas de trabajo. Por lo tanto, su empresa puede adoptar un software de RRHH para ahorrar un tiempo considerable en la contratación de empleados.
El software de RRHH es una herramienta eficaz que las empresas están adoptando cada vez más. Las pymes y las grandes empresas lo necesitan para optimizar las nóminas y la productividad de los empleados. También ayuda a almacenar y asegurar la información de los empleados y colaboradores. Dado que existen muchos paquetes de software de este tipo en el mercado, recomendamos analizar varios paquetes de software de gestión de RRHH para hacer la mejor elección.
